La méthode GTD

Ce livre fait partie de la catégorie Productivité et efficacité du Personal MBA :

La méthode GTD est un Best-Seller mondial. Qu’on se le dise tout de suite, je pense que c’est mérité. Si le livre connait quelque longueur dans la deuxième et troisième partie, la première partie justifie à elle seule l’achat de ce livre. Je vais essayer ici de vous faire partager les grandes idées de ce livre :

• Notre cerveau est une très mauvaise TODO liste.
• Toutes les choses que nous devons/voulons faire génère un grand stress.
• La plupart du temps on ne réfléchie pas à ce que l’on doit faire pour réaliser quelque chose, on se contente de visualiser le but à atteindre.
• Si une action nécessite moins de deux minutes pour la faire, faites la tout de suite !

Premièrement, tout consigner !

D’après David Allen, la principale source de stress est l’interminable liste de choses à faire que nous repassons en boucle dans notre cerveau. Notre cerveau gère très mal les listes de tâches et nous le savons. Si nous devons acheter une ampoule nous allons peut-être y penser 50 fois : sous la douche, en se couchant, dans le métro, en se brossant les dents dans le noir, etc. Cependant, en arrivant dans le magasin, notre cerveau ne va pas forcement enclencher le rappel nécessaire et nous allons ressortir sans notre ampoule. Ce manque de confiance envers notre cerveau nous pousse à passer en revue de manière régulière son contenu pour chercher désespérément la faille dans notre organisation :

Pas étonnant que vous soyez préoccupé ! Tant que vous n’aurez pas clarifié vos idées, pris des décisions à leur sujet et consigné les résultats de votre démarche dans un système que vous serez absolument sûr de revoir aussi souvent que nécessaire, votre cerveau continuera de s’attaquer au problème qui vous préoccupe. Vous pouvez duper tout le monde, mais pas lui. [...] Et il ne cessera de vous rappeler que vous n’êtes pas passé à l’acte, le plus souvent quand vous ne pouvez pas faire grand chose à ce sujet, ce qui, bien sûr, ne fera qu’aggraver votre stress.

Déterminer la première action

Comment y remédier ? En listant de manière scrupuleuse tout ce dont nous avons besoin dans un système fiable en lequel nous aurons toute confiance. Ainsi notre cerveau se délestera de ce stress en sachant que nos listes seront revues à intervalle très régulier. L’autre point indispensable est de définir la première action à réaliser :

Si vous ne savez pas exactement s’il faut passer un coup de fil, envoyer un mail, chercher une information ou acheter un produit dans un magasin pour enclencher l’action, vous ne ferez rien du tout. Le plus ironique, c’est qu’il ne vous faudra pas plus de dix secondes pour décider de la première action pour presque tous les éléments de votre liste. Or la plupart des gens ne s’accordent pas ces dix secondes de réflexion.

Vous pensez : « je dois régler mon problème de facturation avec EDF ». Vous pourrez laisser en suspens ce point pendant des jours. Si vous passez 10 secondes à définir qu’est ce qu’il faut faire vous allez vous rendre compte qu’il faut :

• Sortir une ancienne facture pour avoir les informations nécessaires.
• Trouver le numéro du service client.
• Appeler.

Une fois que cette liste sera claire pour vous il y a de grandes chances pour que vous traitiez plus rapidement votre problème. Au lieu de noter dans votre liste : « problème de facturation », notez : « sortir facture électricité » et « chercher numéro service client sur internet ».

Après avoir formé et coaché de nombreux cadres, je peux affirmer que le manque de temps n’est pas un facteur de première importance pour eux (même s’ils sont souvent convaincus du contraire). Le véritable problème, c’est le manque de clarté et de définition du projet et des premières actions nécessaires à son avancement. En clarifiant ces questions aussitôt que possible, au lieu de ne s’y résigner qu’en période de crise, on pourra tirer tout le profit d’une bonne gestion des actions.

Bien utiliser son agenda

L’autre point important est de ne demander aux agendas que de rester des agendas et de n’y noter que les choses ayant une échéance :

Abolissez les listes quotidiennes de choses à faire! Votre calendrier ne doit contenir que les actions à exécuter à une date précise et les informations dont il faut disposer un jour précis. [...] j’affirme que ces listes ne donnent aucun résultat, et ce pour deux raisons.

• En premier lieu, notre travail quotidien est en constante reconfiguration à cause de l’influx perpétuel de nouvelles données et de la redéfinition non moins constante des priorités. [...] On voit donc mal l’intérêt d’énumérer des choses à faire sur une case de son calendrier, si ce n’est pour en retranscrire une bonne partie sur la case du lendemain, et ainsi de suite. Outre leur effet démoralisateur, ces reprises incessants constituent une perte de temps. [...]
• En deuxième lieu, si l’une des actions figurant sur une liste quotidienne ne doit pas absolument être exécutée le jour dit, elle détourne l’attention des actions réellement impératives. [...]

Combattre les émotions négatives

Les listes de choses à faire sont des engagements que l’on prend envers soit même ou envers les autres. Il est donc déterminant de les tenir :

Les sentiments d’anxiété et de culpabilité ne résultent pas d’un surcroît de travail, mais de votre incapacité à respecter des engagements que vous prenez envers vous-même. [...]
Les sentiments négatifs que vous éprouvez naissent tout simplement du fait que vous ne respectez pas ces engagements. Ce sont les symptômes d’une estime de soit qui se désintègre.

Le modèle de traitement des actions GTD

Ce modèle a fait le succès de GTD dans le monde entier. Les grandes idées : ne jamais laisser trainer une affaire nécessitant moins de deux minutes à traiter, bien consigner au bon endroit dans son calendrier ou dans une liste après avoir déterminé la première action à réaliser.

Librement inspiré par Anabubula.

Conclusion

Après un mois d’utilisation je suis convaincu par la méthode. Cependant, celle-ci est difficile à appliquer de manière systématique. Il faut faire en sorte que cela devienne une habitude bien ancrée, une routine. En regardant mes listes je me rends encore souvent compte que je me contente de lister les choses sans déterminer la première action…

Pour la mise en place j’utilise Google Calendar pour le calendrier, Producteev pour gérer mes listes (couplé avec Astrid sur ma tablette Android). Mais, je vous en reparlerais à l’occasion.