En déroulant la catégorie « Productivité et efficacité » du personnal MBA je suis tombé sur ce petit livre de 200 pages : L’art d’aller à l’essentiel de Leo Babauta.

Ce livre est assez simple. Pendant 100 pages j’ai eu l’impression de ne rien découvrir de particulièrement révolutionnaire, hormis des conseils de vie assez simpliste. Et puis, petit à petit, le charme opère et les idées d’application fusent. A la fin de ma lecture j’ai plein d’idées en tête, que je vais essayer de vous faire partager.

Les principes

Le but du livre  est de faire passer cette idée : faites en moins pour en faire plus !

Pour cela l’auteur détaille 6 étapes :

1. Se fixer des limites
2. Opter pour l’essentiel
3. Simplifier
4. Une chose à la fois
5. Mettre en place des automatismes
6. Commencer petit

Le contre-exemple parfait : les bonnes résolutions du nouvel an !
On s’imagine changer en profondeur une flopée de choses, et le tout rapidement. On commence à toute bringue le 1er, on abandonne tout le 2 (voir le 3 pour les plus courageux).

Le livre de Leo Babauta est très inspirant et détaille exemple après exemple comment il a changé, une à une, les parties de sa vie qui ne lui convenait pas.

Si vous souhaitez en savoir plus sans achetez le livre je vous conseille son blog très célèbre zenhabits (ou bien la traduction française partielle d’Olivier Rolland : habitudes-zen).

Application

Comme je le mentionnais dans cet article, ce qui est important ce n’est pas uniquement de lire et d’être convaincu, mais avant tout de savoir comment fixer ces apprentissages. Pour ce livre j’ai décidé de passer tout de suite à la mise en pratique des conseils du livre. Je me suis attaqué à quelque chose qui me titillait depuis plusieurs mois : la gestion de mes mails.

Email

Point de départ

Je n’étais pas du tout satisfait de la manière avec laquelle je gérais mes mails. Pour illustrer ceci :

- Ma boite de réception Gmail contient 5000 messages.
- J’ai la fâcheuse habitudes d’oublier de répondre à des mails. Beaucoup d’autres commencent par : « Désolé d’avoir tardé à répondre … »
- Beaucoup de mails sont survolés alors que j’aimerais les détailler.
- J’ai un comportement presque addictifs avec mes mails. Le notifier de Gmail me bip dans la minute suivant un mail, à la maison ou au travail (et je fonce dans la minute qui suit). Quand je suis en sortie, j’ai tendance à consulter régulièrement mes mails sous l’application Gmail mobile (dieu merci je n’ai pas encore de téléphone acceptant le push de mail façon SMS).

Plan d’action

Il est grand temps de remédier à tout ceci !
J’ai décidé de faire un plan d’action par étapes afin de m’améliorer. Je me suis donné un mois pour changer progressivement mes habitudes.

C’est parti, première étape j’archive tous mes mails : ma boîte de réception passe à zéro mail. Je respire

Mon premier objectif est de faire en sorte de supprimer tous les mails polluant ma boîte de réception et que je ne lis pas ou très peu.
Je pars donc à la chasse aux listes de diffusion : ai-je vraiment besoin de recevoir les notifications des groups Google, des groupes Viadeo, Linkedin? NON. Donc je me désabonne. Pour ceux que j’ai souhaité garder, j’ai créé des étiquettes et des filtres afin que ces mails soient automatiquement archivés et ne stagnent pas dans ma boîte de réception.

Mon deuxième objectif est d’améliorer mon taux de réponses ainsi que les délais.
Pour ceci, j’ai fait en sorte de décider tout de suite après la lecture si je répondais ou non au mail. Sinon, je supprime ou j’archive. J’essaye de faire des mails beaucoup plus court que les pages entières que j’avais l’habitude d’écrire.

Mon troisième objectif enfin est de rationaliser mon accès à mes mails.
Le fait de lire mes mails au fil de l’eau toute la journée, fait que je ne suis pas forcement disponible pour bien les lire ou pour y répondre. Répondre lorsque je consulte mes mails sur mon téléphone est loin d’être évident. J’ai donc décidé de supprimer les notifier Gmail de mes ordinateurs et de contrôler mon utilisation de Gmail mobile. Je ne vais consulter mes mails que lorsque je suis disponible pour y répondre.

Résultat

Un peu plus d’un mois après avoir commencé, je suis très content du résultat. Toujours zéro mails stagnant dans ma boîte de réception :

Je trouve que mon Gmail est beaucoup plus agréable à consulter lorsqu’il est vide.  Je ne relis plus quatre fois les mêmes mails. Je réponds à beaucoup plus de mails, pour la majorité en une ou deux lignes. Je pense que cela vaut bien mieux y compris pour le destinataire. Pour l’anecdote, en discutant avec un client de template excel que je lui avait envoyé par mail, celui-ci a défilé dans sa boite mail et a atterri sur le fameux mail (un mail de deux à trois pages que j’avais bien mis 2H à écrire), celui-ci était non lu depuis plusieurs semaines…

La suite ?

Après ce premier succès je ne compte pas m’arrêter en si bon chemin. Cependant, comme le conseille Leo, je compte prendre un sujet après l’autre. Voici ma première liste de sujet sur lesquels je souhaite appliquer la méthode :

• L’archivage et le tri des papiers dans ma maison.
• Le rangement est la gestion du contenu pièce par pièce.
• La rationalisation de mon accès à internet et ma gestion de google Reader (RSS).
• Reprendre le sport de manière régulière.
• Trouver un équilibre alimentaire.
• Créer de meilleures routines quotidienne (notamment le matin et le soir).
• …

Conclusion

J’ai finalement bien aimé ce livre qui se lit très rapidement. J’y ai retenu l’idée qu’il est capital d’en faire moins et de savourer ce que l’on est en train de faire.

Ce livre est un bon complément à GTD (Getting Things Done). Les deux défendent certaines idées communes sur la manière de gérer ce que l’on doit faire. Cependant, les deux y apportent des réponses différentes. J’ai essayé de prendre le meilleur des deux et j’en suis pour le moment très content. Revenez bientôt pour découvrir GTD et la manière dont je l’applique.